Çözüm

Klinik İçin WhatsApp Randevu Botu

Hastalarınız randevu almak veya değiştirmek için telefonu çevirmek yerine WhatsApp'a yazmayı tercih ediyor. Randevu taleplerini alan ve yaklaşan randevular için otomatik hatırlatma gönderen bir WhatsApp botu, resepsiyonun telefon trafiğini azaltırken hasta tarafında da daha hızlı bir yanıt sağlar. Bu otomasyon hasta verisini işlerken KVKK'ya uygun bir çerçevede çalışır.

Kliniklerde randevu sürecinin tıkandığı yerler

Randevu talepleri telefonla geliyor, hat meşgulken hasta ya bekliyor ya da başka bir klinik arıyor.

Randevu hatırlatması yapılmadığında hasta unutuyor, boş kalan randevu saati o gün için geri kazanılamıyor.

Çalışma saatleri ve adres gibi basit sorular bile resepsiyonun zamanını alıyor; asıl hasta ilişkisine ayrılacak zaman azalıyor.

Nasıl çalışıyoruz

Bu sayfa tıbbi tavsiye ya da teşhis sunan bir asistan anlatmıyor — anlattığımız şey randevu talebi almak, hatırlatma göndermek ve genel bilgi sorularını yanıtlamak için kurulan bir WhatsApp otomasyonu. Sınır nettir: asistan tedavi önerisi yapmaz, hassas veya belirsiz bir konu geldiğinde konuşmayı otomatik olarak resepsiyona veya ilgili kişiye devreder. Hasta verisinin hangi sistemde tutulacağı, kimlerin erişebileceği ve ne kadar süre saklanacağı proje başında birlikte netleştirilir; bu karar tasarımın parçasıdır, sonradan yamalanan bir detay değil. Bu netlik, hem kliniğin hem hastanın güvenini kazanan bir otomasyonun ön koşuludur; sistem kurulurken bu kurallar teknik mimariye doğrudan yansıtılır.

Dental Health için West New York merkezli kliniğin kurumsal web sitesini geliştirdik — hizmet tanıtımı, ücretsiz konsültasyon çağrısı ve hasta güveni odaklı bir dijital kimlik. Bu proje sağlık sektörünün ihtiyacını (güven veren iletişim, net bilgi, kolay ulaşılabilirlik) yakından tanımamızı sağladı; WhatsApp randevu botu bu ihtiyacı bir adım öteye taşıyan bir otomasyon katmanı olarak kurulur. WhatsApp Business API üzerinde otomatik, tetikleyici bazlı mesaj akışını ise Gel Gez Gör projesinde canlıda uyguladık — aynı altyapı mantığını randevu talebi ve hatırlatma senaryosuna uyarlıyoruz. Bu iki proje birlikte, sağlık sektörünün hassasiyetini teknik altyapı deneyimimizle buluşturuyor.

Kurulum, klinik randevu sisteminizle (varsa) veya paylaştığınız takvimle entegre edilir; hatırlatma mesajları randevu tarihine göre otomatik tetiklenir, elle gönderilmez. WhatsApp Business API kullanımı Meta'nın onay sürecine tabidir — hesap doğrulaması ve mesaj şablonu onayı proje takvimine baştan dahil edilir. Canlıya geçtikten sonra hangi soruların bota geldiğini izler, resepsiyonun devraldığı konuları görürüz; bu geri bildirim, botun yanıtladığı ve resepsiyona devrettiği sınırın zamanla daha isabetli çizilmesini sağlar. Böylece klinik büyüdükçe ya da hizmet çeşitliliği arttıkça sistem yeniden kurulmaz, yalnızca içerik ve kurallar güncellenir; bu da uzun vadede toplam sahip olma maliyetini düşürür.

Bu çözümde neler var

Randevu talebi toplama — hasta uygun gün/saat tercihini WhatsApp üzerinden iletir, talep ekibinize düzenli bir formatta ulaşır.
Otomatik hatırlatma — randevu tarihi yaklaşınca hastaya otomatik WhatsApp hatırlatması gönderilir, unutma kaynaklı boş randevu azalır.
Sık sorulan sorular — çalışma saatleri, adres, hangi tedavilerin yapıldığı gibi genel sorular klinik verinizden otomatik yanıtlanır.
İnsan devri — randevu onayı, tedavi detayı veya hassas bir konu geldiğinde konuşma otomatik olarak resepsiyona/ekibe aktarılır.
Veri güvenliği önceliği — hangi hasta verisinin nerede tutulacağı proje başında birlikte netleştirilir, tasarıma sonradan eklenmez.